Są dni, po których zasypiam z poczuciem spełnienia. Są też takie, po których czuję pewien niesmak. Nie chodzi tu nawet o różnice w liczbie zrealizowanych zadań. Chodzi o jakość wykorzystanego czasu. Jeśli – podobnie jak ja – prowadzisz małą firmę, biznes, to w zasadzie jesteś panem swojego czasu. Tylko w teorii. Bo w praktyce różnie bywa z naszym zarządzaniem czasem. Sam nie jestem fanem określenia „zarządzanie czasem”. Wolę „świadome, uważne korzystanie z czasu”. Takie, w którym mam świadomość czasu i traktuję go jako zasób, z którego korzystam. Mądrze – lub nie do końca mądrze.

Uważne korzystanie z czasu – szczególnie w przypadku małych firm, gdzie właściciel jest sterem, żeglarzem i okrętem – wymaga dużego skupienia i wprawy. Ale jest możliwe. Rzeczywistość, w której musisz pogodzić wiele elementów i znaleźć czas na wszystko, po prostu istnieje. I będzie istnieć – czy tego chcesz, czy nie. Możesz jednak ją interpretować jako przytłaczający ciąg niezaplanowanych zdarzeń, nad którymi masz małą kontrolę, albo jako celowe, uważne skupianie się na priorytetach.

Najlepiej zacząć od sensownej analizy. Plan pracy nad zmianą swoich nawyków znajdziesz w materiałach do pobrania. Pierwszy krok to analiza tego, w jaki sposób naprawdę wykorzystujesz czas. Podkreślam słowo NAPRAWDĘ, bo deklaracja to co innego niż zachowanie. Wielu z moich klientów na przykład deklaruje, że pracuje po 11–12 godzin na dobę. A kiedy dobrze przeanalizujemy to, co robią, liczba ta spada do realnych 5–7 godzin na dobę. Dlatego aby osiągnąć sukces, musisz postawić na szczerość – szczególnie względem siebie samego.

Każdy z nas ma w tygodniu 168 godzin. Taki wynik daje pomnożenie 24 godzin przez 7 dni w tygodniu. Żeby dobrze sprawdzić, jak spędzasz ten czas, warto go po prostu rozpisać. W materiałach do pobrania znajdziesz arkusz, w którym możesz „logować” wszystkie swoje czynności. Tylko szczerze! Zapisuj wszystko, co robisz, a potem podziel to na kategorie (np. praca, rozrywka, dom, sen i zdrowie). Idealnie byłoby zapisywać czynności co 30 minut, ale jeśli będziesz to robić rzadziej, lecz sumiennie, to nie będzie problemu. Dobra analiza da Ci pełniejszy obraz sytuacji. Potem warto usiąść i zastanowić się, gdzie i jak spędzasz czas. Może jednak trzeba coś odpuścić, inaczej rozplanować albo z czegoś zrezygnować. Może jakieś czynności da się przeorganizować? A może oddelegować część zadań lub inaczej je rozdzielić?

Ja planując czas, korzystam z uproszczonej metody GTD. Jeśli chcesz ją poznać w całości, to z pewnością znajdziesz mnóstwo materiałów na ten temat w sieci. Możesz też kupić książkę Davida Allena, który jest twórcą tej metody. Myślę jednak, że na początek w zupełności wystarczy Ci moja uproszczona wersja tej metody.

Kluczowe w metodzie GTD jest:

• gromadzenie zadań (czyli notowanie naprawdę wszystkich zadań, myśli, marzeń, które można potem zapisać w kalendarzu)
• analiza tego, co zgromadzimy, i kontekstowe przydzielenie do projektów i celów
• cotygodniowe sprawdzanie postępów (czyli tzw. weekly review)

Do gromadzenia zadań przyda się albo aplikacja mobilna, gdzie można szybko zapisywać konkretne działania (ja używam Todoist), albo zwykły notatnik. Chodzi o to, by gromadzić wszystko w jednym miejscu, z którego będzie można potem zarządzać zadaniami. Gromadzenie oznacza zapisywanie. Ta idea jest prosta! Chodzi o to, by po pierwsze nic nam nie umknęło, a po drugie – nic nie zaprzątało nam myśli. Zadanie czy projekt raz zapisane mają lepszą szansę na realizację niż niezapisane i przypominające o sobie w nieodpowiednich momentach. Kiedy już zgromadzisz wszystko, trzeba podzielić projekty na zadania, a zadania ustawić w czasie i kontekście. Na początek wyjaśnię, dlaczego ważne, by umieć wyróżniać zadania. I nie mylić ich z projektami. Projekt to większa całość – na przykład przygotowanie eventu (wydarzenia). Zadania to operacyjne czynności, które doprowadzą do celu. Czyli takie, które da się odhaczyć z listy i powiedzieć sobie – ZROBIONE! To naprawdę ważne, by rozdrabniać projekty i rozkładać je na czynniki pierwsze (zadania). Bo to zadania możesz delegować, grupować i nimi zarządzać. A skoro już o grupowaniu mowa, to w metodzie GTD stawia się na kontekst. Na przykład zadania, które można wykonać w podróży w pociągu. Albo rozmowy, które można przeprowadzić, jadąc samochodem (przez zestaw głośnomówiący oczywiście). Kontekstowe ustawianie zadań sprzyja lepszej, efektywniejszej pracy. Zawsze, kiedy pojawi się chwila, można wykonać coś z listy!

Moją drugą ulubioną techniką, która wzmacnia produktywność, jest technika pommodoro. To technika, która pozwala na lepsze skupienie i takie rozbicie zadań, aby nasz mózg nie odbierał ich jako zbytniego obciążenia. W sieci znajdziesz opis tej metody, a nawet aplikacje, które ułatwiają pracę w ten sposób. Jednak same założenia są bardzo proste. Zadania realizujemy w interwałach, czyli w okresach czasu, które nie są przerażająco długie. Pracujesz 25 minut nad zadaniem w skupieniu, a potem masz przerwę 5 minut. Takie interwały powtarzasz 4 razy i robisz dłuższą, 15-minutową przerwę. W ten sposób naprawdę łatwiej się skupić. A zadanie, rozbite na takie mniejsze cząstki, nie przeraża tak bardzo.

Umiejętne korzystanie z czasu to wspaniała sprawa. Traktuj każdą godzinę jak cegiełkę, którą sensownie wypełniasz. I pamiętaj, wszyscy mamy 168 godzin w tygodniu. To od Ciebie zależy, czym je wypełnisz. Wartościowymi sprawami, które posuwają Ciebie i firmę do przodu, czy też chaosem, który tylko sprawia wrażenie pracy i zajętości.

Pobierz ARKUSZ PLANOWANIA CZASU